Служебная командировка – это поездка служащего по требованию руководителя за пределы рабочего места на определенный период с целью проведения рабочего задания. В такую поездку направляются только официально работающие граждане. Направление в командировку оформляется приказом руководителя.

Под командирование, согласно ст.166 ТК РФ, не подпадают лица, не достигшие совершеннолетия и беременные женщины. Оформление приказа о направлении в командировку осуществляется на основании иного документа, например, составляемого начальником подразделения, где работает сотрудник, направляемый в служебную поездку.

Чтобы оформить приказ о служебной командировке для одного лица применяется форма Т-9. Для группы лиц используется форма Т-9а. Скачать бланки типовых форм Т-9 и Т-9а можно внизу статьи. Кроме того, в качестве примера нами был заполнен бланка приказа о направлении в командировку одного сотрудника, образец заполнения бланка Т-9 можно скачать ниже.

Образец заполнения Т-9

Приказ о направлении в командировку обязательно состоит из таких данных:

• Название предприятия — полное совпадение с названием в учредительных документах, при наличии сокращенного название, оно ставится в конце в скобках;
• Структурное подразделение компании – указывается тогда, когда работник на момент трудоустройства был принят именно в подразделение;
• Код организации – включает в себя 8 знаков и пишется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий;
• Табельный номер – присутствует в обязательном порядке, он присваивается сотруднику при трудоустройстве;
• ФИО – обязательно в винительном падеже;
• Код по ОКУД – проставляется обязательно, хотя в современном электронном виде он проставлен автоматически;
• Должность командированного сотрудника – полное указание должности, профессии, специальности;
• Подробное место назначения командировки, с наименованием страны, если поездка за границу, населенного пункта – территориальную принадлежность и организации;
• Срок – четко указывается время, проведенное в командировке, дорога включительно, при формировании необходимо отталкиваться от положения о служебном задании;
• Дата командировки – на основании служебного задания;
• Ее цель – должно быть указано все предельно четко и ясно, без оборотов, которые ввергнут в заблуждение и неправильно воспримутся;
• Основания – служебное задание;
• Источник финансирования – возмещение сотруднику финансовых потерь, которое происходит в трех вариантах: возмещение со стороны работодателя, принимающим учреждением или разделение в равных пропорциях. Возмещение происходит до или после командировки, это все четко прописывается;
• Подпись руководителя – дает приказу юридическую силу, состоит из расшифровки и указания должности;
• Дата вступления в силу приказа – числами, так как он хранится не менее 5 лет;
• Номер формы – включает буквенный индекс и проставляется номер от руки;
• Подпись командированного, что означает его ознакомление с назначением.

Для произведения расходов на поездку работнику может быть выдана денежная сумма в подотчет. При возвращении из командировки работник должен отчитаться, предоставив в трехдневный срок авансовый отчет по форме АО-1.

Ранее был актуален также документ — командировочное удостоверение. На сегодняшний день данный бланк не обязателен к заполнению.

Правильное оформление

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Отправление работников в командировку всегда должно сопровождаться письменным подтверждением данного решения со стороны руководителя организации. В роли такого документа выступает приказ о направлении в командировку.

Командировка имеет своей целью проведение рабочих мероприятий за пределами города, в котором находится основное рабочее место конкретного сотрудника. Обычно приказ на командировку издается отделом кадров за подписью руководителя фирмы, если человека направляют в другой город или в удаленные филиалы организации на срок более одного дня. Форма приказа и порядок его составления регламентируются Трудовым Кодексом РФ и прочими нормативно-правовыми актами в сфере трудового законодательства, а также внутренними постановлениями предприятия.

Образец приказа на командировку

Бланк приказа заполняется на основании соответствующего набора сопроводительных документов. К ним относятся служебные задания, командировочные удостоверения, отчеты о командировке, авансовые отчеты и журнал регистрации прибывающих и выбывающих в командировку сотрудников. Кроме того, на предприятии должен быть утвержденный график отправления сотрудников в командировки. Те же направления, которые не были запланированы заранее, называются внеплановыми или срочными.

Образец оформления приказа можно найти в соответствующих нормативных документах. Для того чтобы направить в командировку одного сотрудника, применяется унифицированная форма Т-9, если же речь идет сразу о нескольких работниках, то целесообразно воспользоваться формой Т-9а. Эти бланки подразумевают обязательное указание в них фамилии и инициалов командированного человека, его должности и структурного подразделения, а также четкой формулировки цели командировки, пункта назначения и периода такой поездки. Допускается отражение в них и источников оплаты командировочных. Для проекта приказа можно использовать общий бланк предприятия.

Сфера деятельности фирмы редко оказывается в пределах одного населенного пункта. Поэтому периодически администрация компании может отправлять своих сотрудников с различными заданиями в служебные поездки. Законодательство при их оформлении предполагает соблюдение определенной процедуры, в состав которой обязательно входит приказ о направлении работника в командировку.

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

• Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна , ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. описано в пошаговой инструкции.

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в производится шифрами 06 или «К».

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

В формате Pdf.

В формате Pdf.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9

Форма приказа на командировку Т-9 используется в том случае, когда в поездку необходимо отправить одного работника.

В верхней части бланка записывается полное название компании, а рядом в отдельной графе проставляется его код согласно ОКПО.

Далее указывается номер приказа и дата его составления. Как и всегда, под данным номером необходимо будет выполнить регистрацию документа в книге учета приказов по предприятию.

После этого записываются данные о самом работнике - его полные Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности.

Далее, указываются сведения о назначении поездки - в какую страну и город едет работник, а также название принимающей компании. Здесь же нужно проставить даты начала и завершения командировки, ее продолжительность в календарных днях.

Затем кратко записывается цель, по которой была предпринята поездка.

Внимание! Иногда бывают ситуации, когда расходы по поездке полностью несет принимающая сторона - например, выезд мастера на пуско-наладку нового оборудования.

На заключительном этапе указывается основание, по которому выполняется поездка.

Это могут быть:

• График командировок.
• Служебное задание.
• Заключенный с клиентом договор, например, на обслуживание оборудования и т.д.

После того, как приказ о направлении работника в командировку полностью заполнен, его подписывает руководитель организации.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Этот бланк оптимальнее использовать в том случае, когда в командировку сразу едет несколько сотрудников. Типовая форма приказа т-9а включает в себя столбцы для внесения информации по трем работникам, но при необходимости она может быть расширена.

Рассмотрим, как заполнять этот документ. В верхней части записывается название компании, напротив него справа - ее код по справочнику ОКПО.

Далее ниже записывается порядковый номер приказа и дата его составления. Под данным номером документ необходимо будет зарегистрировать в журнале регистрации приказов по предприятию.

Основная часть документа представляет собой большую таблицу. В ней столбцы - это различные сотрудники, а строки - предоставляемая о них информация. Строки не пронумерованы.

В первую записываются полные Ф.И.О. работников, которые отправляются в поездку.

Во второй строке отражаются их табельные номера.

Третья строка содержит название подразделений, в которых они работают, а четвертая - полное название их должностей согласно штатного расписания.

Далее идет большая строка, в которой указываются полные сведения о командировке. Она, в свою очередь, делится на несколько меньших. В пятой и шестой записываются страна и город, в которые едут командировочные, и названия принимающих компаний.

Далее, седьмая и восьмая строки - это даты начала и завершения поездок. В девятой отражается продолжительность командировки каждого сотрудника в днях. Десятая строка - краткое содержание цели, для которой каждый из работников отправляется в поездку.

В одиннадцатой строке указывается за счет чьих средств происходит финансирование командировки.

Двенадцатая строка предназначена для того, чтобы каждый раз работников прочитал содержание приказа, и поставил в этой строке свои подпись и дату.

После таблицы идет строка, в которой нужно указать основание для направления работников в поездку - название документа, и его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель компании.

Когда нужно отправить работника для выполнения задания за пределы места его работы, то есть командировать, необходимо соответствующее распоряжение руководителя. Фиксируется оно в приказе установленного образца (так называемой форме Т-9). При его подготовке крайне важно следовать всем действующим требованиям и не упустить необходимые реквизиты. О том, как правильно создать такой документ, будет рассказано дальше.

Мы объясним, что может служить основанием для издания приказа о направлении работника в командировку, и каковы особенности его составления. Кроме того, предлагаем воспользоваться образцом и формой такого документа для упрощения его подготовки.

Основания для издания приказа о направлении в командировку

Приказ о командировании работника, как правило, составляется при наличии соответствующего служебного задания. Это первичный документ, который оформляется, когда возникает необходимость в направлении кого-либо в командировку. И только после этого издается приказ.

Служебное задание может быть оформлено в соответствии с образцом, утвержденным Госкомстатом (форма Т-10а). Сегодня его использование не носит обязательного характера, но все еще широко распространено. В задании указываются название компании, сведения о работнике, которого необходимо направить в командировку, цель и условия ее проведения. Задание подписывает начальник того подразделения, где работает лицо, направляемое в командировку, после чего документ утверждает директор компании или другой уполномоченный сотрудник. Готовое служебное задание передается в кадровую службу для оформления на его основании приказа о командировании. По возвращении из поездки в документе заполняется раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Особенности составления приказа о направлении в командировку

Госкомитет по статистике (Госкомстат) разработал форму приказа о командировании Т-9, которой стоит придерживаться для фиксации собственных распоряжений о направлении работников в другие населенные пункты. Эта форма утверждена приказом ведомства от 5 января 2004 года №1 и содержит все реквизиты, необходимые для такого рода документов.

В большинстве случаев процедура откомандирования работника выглядит следующим образом:

• 1 этап – подготовка проекта приказа о командировке, которая осуществляется специалистом кадровой службы исходя из служебного задания.
• 2 этап – утверждение документа руководителем компании.
• 3 этап – передача подписанного приказа в бухгалтерию, которая выдает аванс работнику, отправляющемуся в командировку.

Придерживаться этой схемы распределения задач необязательно. Подготовкой приказа может заниматься и бухгалтерия, а в малом бизнесе нередко практикуется самостоятельное оформление таких документов руководителем.

Важно: если в командировку едут сразу несколько работников, используется другой образец приказа, а именно Т-9а, в соответствии с которым в табличном виде указывается информация о каждом откомандированном и условиях его командировки.

В приказе, содержащем распоряжение о командировании, должны в обязательном порядке присутствовать следующие реквизиты:

• Название компании, в которой работает откомандированный, и присвоенный ей код ОКПО.
• Регистрационный (порядковый) номер по специальному журналу и дата составления приказа.
• Название документа. Это может быть приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.
• Сведения о работнике, который направляется в командировку – ФИО, должность (профессия, специальность), табельный номер, подразделение, где он работает.
• Цель командирования. Ее специалист кадровой службы, оформляющий проект приказа о командировке, дублирует из служебного задания.
• Основание для направления откомандированного за пределы места постоянной работы. Указываются номер и дата выдачи соответствующего документа.
• Место назначения. Упоминается название организации, в которой будет проходить командировка, населенный пункт и страна.
• Период и срок выполнения задания. Руководитель определяет, сколько календарных дней будет длиться командировка. В приказе конкретно указывается дата выезда откомандированного и его прибытия. При этом в первом случае речь идет о дне отправления транспортного средства от места работы, а во втором – о дне его возвращения в организацию.
• Подпись директора или другого лица, наделенного соответствующими полномочиями, с указанием фамилии, инициалов и должности. Если в командировку отправляется сам руководитель, он может подписывать приказ на самого себя.
• Отметка об ознакомлении с приказом работника, которого он касается.

Важно: кроме обязательных реквизитов, в приказе о командировке может содержаться дополнительная информация, например о том, за счет каких средств будут платиться командировочные.

Отпечаток печати на приказе не проставляется, поскольку это внутренний документ организации (дополнительное подтверждение его подлинности не требуется).

Периодически в компаниях возникает необходимость отправлять работника в командировку в другую местность, отличную от местонахождения предприятия, для решения производственных вопросов в интересах фирмы. Командировкой считается выполнение работником задания свыше одного дня вне своего рабочего места. Для ее оформления руководитель должен составить приказ о направлении работника в командировку.

В настоящее время приказ о командировке остается основным обязательным для заполнения документом при отправлении работника в служебную поездку. С 2015 года организация может не составлять служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение. Их применение оставлено на усмотрение компании, и если эти документы используются, информация об этом должна быть отражена в соответствующем внутреннем акте.

На больших предприятиях существует также планирование предстоящих командировок на текущий год, которое оформляется в виде утвержденного графика.

За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами предприятия. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить приказ на командировку. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки. Поэтому для избежания недоразумений, желательно все же составлять документальное обоснование, которое будет содержать все эти сведения.

На основе полученного распоряжения инспектор отдела кадров составляет приказ о командировке и доводить его содержание до сведения направляемого в служебную поездку работника. Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника. После ознакомления сотрудник, как правило, составляет служебную записку с предварительным расчетом предстоящих затрат на поездку, на основе которой ему выделяются денежные средства.

Командировка в табеле учета рабочего времени отмечается специальным буквенным кодом «К» или цифровым «06». В данное время за работником сохраняется его рабочее время и средний заработок.

На усмотрение руководства в организации могут составлять командировочное удостоверение, в котором в день отъезда делается отметка о выбытии сотрудника. Также, если это установлено внутренними правилами документооборота, то при отбытии и прибытии сотрудников кадровый работник может делать отметки в журнале регистрации командированных работников.

Как правильно составить приказ на командировку

Приказ оформляется либо на , либо путем применения унифицированных форм Т-9 или Т-9а. Специализированные программы предоставляют возможность заполнять приказы по стандартным формам автоматически.

В верхней части документа записывается название компании, код ее регистрации в статистике . Далее указывается дата издания приказа, его номер по порядку, который фиксируется в книге регистрации предприятия.

После этого необходимо заполнить личные данные сотрудника, отправляемого в командировку, его табельный номер, должность, наименование структурного подразделения - его места работы в организации.

Приказ на командировку должен обязательно содержать информацию о месте служебной поездки с расшифровкой страны, города и названия принимающей организации. Также заполняется информация о продолжительности поездки в календарных днях с точным указанием дня начала и окончания служебной поездки.

Ниже нужно внести запись о цели направления сотрудника в командировку, и определить организацию, которая будет осуществлять финансирование данной поездки.

Инспектор кадров должен заполнить основание для командировки. Это может быть договор, план командировок, служебное задание (если оно составляется) и т. д.

Документ заверяется подписью руководителя компании с указанием его должности и личных данных.

С приказом работника нужно ознакомить под роспись с расшифровкой Ф.И.О и проставлением даты подписания.

Нюансы

При командировании группы работников фирмы может оформляться общий приказ по стандартной форме Т-9а. В нем данные представлены в виде таблицы, в столбцах которой указываются поименно все направляемые в командировку сотрудники, а в строках обязательные для заполнения реквизиты.

В основном финансирование служебных поездок осуществляется за счет средств организаций, отправляющих своих работников. На практике встречаются случаи, когда эти расходы может нести сторонняя организация (например, принимающая сторона). В этом случае в соответствующей строке указывается наименование предприятие, отличное от фирмы-работодателя сотрудника.