Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад - в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.

Унифицированная форма

Унифицированная форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .

Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.

Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.

В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:

• дата и номер документа;
• сумма;
• примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).

Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.

Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.

Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.

Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.

Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.

Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:

Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)

Инструкция по заполнению формы КО-3

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.

ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).

Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.

Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.

Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.

Кто имеет право его заполнять

Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.

Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.

Какую отчетность в нем регистрируют

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:

• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
• Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.

Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:

Порядок заполнения

Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:

• название предприятия, на котором осуществляется учет;
• (общий классификатор предприятий и организаций);
• дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
• ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.

Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:

• 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
• 2 столбец – порядковый номер документа;
• 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
• 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
• 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
• 6 столбец – порядковый номер документа;
• 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
• 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3

Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:

Присвоенный организации код ОКПО,

Наименование организации,

Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),

Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.

Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет унифицированную форму КО-3. Разберемся, что это за журнал, как его заполнять и какие документы необходимо регистрировать в нем. Скачать бланк журнала форма КО-3 можно ниже.

Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Какие кассовые документы нужно регистрировать в журнале КО-3? Прежде всего это, конечно, приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Образец заполнения приходника представлен в , с расходным ордером можно познакомиться . Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается .

Образец заполнения журнала форма КО-3

Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.

Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.

Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть - для расходных.

Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).