Предприятие обязано периодически формировать регламентированную отчетность - комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Конфигурация максимально облегчает решение этой задачи.

К регламентированной отчетности относятся:

• бухгалтерская отчетность;
• налоговые декларации и расчеты;
• отчеты по МСФО;
• отчеты в социальные внебюджетные фонды;
• статистическая отчетность;
• справки, представляемые в налоговые органы;
• декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями государственных органов. Фирма "1С" отслеживает эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации .

Для доступа к регламентированным отчетам можно использовать форму "Регламентированная и финансовая отчетность" или форму справочника регламентированных отчетов. Причем форма "Регламентированная и финансовая отчетность" больше ориентирована на работу по формированию готовых отчетов, а форма справочника - на настройку списка отчетов. Процедуру заполнения регламентированного отчета можно запустить из любой формы.

Для управления процессом заполнения регламентированного отчета используется диалоговая область, располагающаяся в верхней части его экранной формы.

Заполненный бланк отчета частично доступен для редактирования. Доступность отдельных ячеек бланка демонстрируется цветом их фона. Часть ячеек окрашена в белый цвет - такие ячейки для редактирования недоступны. Ячейки, окрашенные в желтый цвет, рассчитаны на то, что пользователь сможет ввести в них информацию. А данные ячеек зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных других ячеек, в том числе заполняемых пользователем.

В бухгалтерских регламентированных отчетах предусмотрен механизм расшифровки, благодаря которому можно посмотреть алгоритм вычисления показателя или вызвать стандартный бухгалтерский отчет для более детального анализа.

Разная окраска ячеек облегчает интерактивную работу пользователя с отчетом. Но при подготовке отчета к печати все ячейки бланка окрасятся белым цветом.

Те регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгружены в электронном виде.

Преимущества перед регламентированной отчетностью "1С:Предприятия 7.7"

Возможность выбора формы отчета

В системе поддерживаются не только текущие формы отчетности, но и все формы, действовавшие в предыдущих отчетных периодах. В зависимости от выбранного периода отчета система автоматически подберет соответствующую редакцию формы (новую или старую) регламентированной отчетности. При необходимости пользователю будет предоставлена возможность выбрать форму вручную.

Хранение заполненных отчетов в информационной базе

Однажды заполненные отчеты теперь могут храниться непосредственно в информационной базе, в специальном журнале. Сохраненные отчеты можно изменять, повторно распечатывать или выгружать в электронном виде. Любой отчет можно подготовить и сохранить в нескольких вариантах.

Интерактивные механизмы заполнения

Пользователю предоставляются улучшенные механизмы для коррекции автоматических заполненных отчетов. В частности, итоговые и зависимые величины теперь пересчитываются автоматически в пределах всего отчета, а не только в пределах раздела отчета.

Эффективная работа с многостраничными отчетами

Работать с многостраничными разделами отчетов стало значительно удобнее. При необходимости можно добавлять строки и целые страницы. Предусмотрен удобный и гибкий механизм управления печатью. При подготовке к печати система автоматически разбивает отчет на страницы и нумерует их.

Управление списком отчетов

Пользователь может управлять составом списка регламентированных отчетов и формой его представления. В список можно включать новые отчеты, реализованные в виде файлов внешних обработок.

Создание регламентированной отчетности входит в обязанности любого предприятия. Регулярно должны формироваться комплекты отчетов, правила заполнения которых регламентированы нормативными документами. Приложение существенно упрощает решение этой задачи.

Регламентированной отчетность включает в себя:

бухгалтерскую отчетность;

отчеты по МСФО;

налоговые расчеты и декларации;

отчеты во внебюджетные фонды;

справки в налоговые органы;

статистическая отчетность;

декларации об обороте и производстве алкогольной продукции.

Формы регламентированной отчетности могут изменяться в соответствии с решениями госорганов. Фирма "1С" оперативно отслеживает эти изменения и предоставляет возможность своевременного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Обновления осуществляются посредством высокоэффективного штатного механизма.

Для получения доступа к регламентированным отчетам предназначена форма "Регламентированная и финансовая отчетность" или можно воспользоваться справочником регламентированных отчетов. Форма "Регламентированная и финансовая отчетность" в большей степени ориентирована на формирование готовых отчетных документов, а форма справочника - на формирование списка отчетов.

Управление процессом заполнения отчета производится в диалоговой области в верхней части экранной формы.

Заполненный отчет можно частично отредактировать.

В бухгалтерских регламентированных отчетах реализован механизм расшифровки, который позволяет просмотреть алгоритм расчета показателя или запустить стандартный бухгалтерский отчет для более подробного анализа.

Преимущества перед регламентированной отчетностью "1С:Предприятия 7.7"

Выбор формы отчета

Система поддерживает все формы отчетности за предыдущие отчетные периоды. При выборе определенного периода, система автоматически загрузит соответствующую редакцию отчетности (новую или старую). В случае необходимости пользователь может выбрать форму вручную.

Запись заполненных отчетов в информационную базу

Единожды заполненные отчеты сохраняются в в специальном журнале информационной базы. Эти отчеты доступны для редактирования, повторной печати или выгрузки в электронной форме. Каждый отчет можно сформировать и записать в базу в нескольких вариантах.

Интерактивные способы заполнения

Система предоставляет усовершенствованные механизмы, корректирующие заполненные отчеты. Например, конечные и взаимосвязанные величины пересчитываются в всего пределах отчета автоматически, а не только в пределах определенного раздела отчета.

Работа с многостраничными отчетами

Работать с многостраничными отчетами теперь стало намного удобнее. Доступна возможность добавлять строки и страницы целиком. Механизм управления печатью стал гораздо более удобным и гибким. При подготовке документа к печати, отчет автоматически разбивается на страницы и нумеруется.

Управление списком отчетов

Предусмотрена возможность управлять списком регламентированных отчетов и формой его отображения.

В состав "1С:Бухгалтерии 8" входит набор регламентированных отчетов. Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, сроки и порядок представления которых определяются различными государственными органами. | К регламентированной отчетности относятся:

Работа со списком регламентированных отчетов

Для работы с регламентированными отчетами предназначена обработка "Регламентированная и финансовая отчетность" (меню "Отчеты - Регламентированные отчеты"). | Форма обработки "Регламентированная и финансовая отчетность" состоит из двух основных частей.

Подготовка регламентированного отчета

Для ввода нового регламентированного отчета необходимо в списке отчетов, расположенном в левой части формы "Регламентированная и финансовая отчетность", найти строку с наименованием нужного отчета и дважды щелкнуть по ней мышью или выделить наименование отчета и нажать кнопку "Новый" в командной панели списка отчетов.

Режим проверки соотношений показателей отчетов

В ряд форм налоговой отчетности включен режим проверки соотношений показателей: | расчет по авансовым платежам по единому социальному налогу; | расчет по авансовым платежам по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование; | декларация по налогу на добавленную стоимость;

Печать регламентированного отчета

Для печати отчета используется кнопка "Печать", расположенная в нижней командной панели. При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать одно из следующих действий: | "Печатать сразу" - печать отчета сразу на принтере, без предварительного показа в соответствии с настройками печати в диалоге "Настройка".

Расшифровка показателей отчета

Для форм отчетности, которые могут заполняться автоматически по данным информационной базы, существует возможность показать алгоритм формирования ячеек отчета. Такой режим называется "расшифровкой значения показателя отчета".

Хранение регламентированных отчетов

Для работы с сохраненными регламентированными отчетами предназначен журнал отчетов. Журнал отчетов расположен в правой части формы "Регламентированная и финансовая отчетность". | С журналом регламентированных отчетов можно работать как с обычным журналом документов системы "1С:Предприятие 8".

Выгрузка регламентированных отчетов в электронном виде

Нормативные документы предусматривают возможность представления отчетности в органы Федеральной налоговой службы и Пенсионного фонда России в электронном виде. | Для формирования отчетности в электронном виде в верхней командной панели формы регламентированного отчета располагается кнопка "Выгрузить".

В состав программы «1С: Бухгалтерия 8.1» входит набор регламентированных отчетов. Регламентированными называются отчеты, форма, порядок заполнения, сроки и порядок представления которых определяются различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся:

Формы бухгалтерской отчетности;

Налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов;

Отчетность во внебюджетные социальные фонды;

Формы статистики;

Различные справки.

В состав регламентированной отчетности входит рассмотренная ранее отчетность организации по физическим лицам перед инспекцией ФНС (форма 2-НДФЛ) и перед органами ПФР (персонифицированная отчетность).

Для работы с регламентированными отчетами предназначена обработка «Регламентированная и финансовая отчетность» (меню «Отчеты» − «Регламентированные отчеты»).

Форма обработки «Регламентированная и финансовая отчетность» состоит из двух основных частей. В левой части формы отображается список видов регламентированных отчетов. В правой части формы расположены журнал отчетов и журнал выгрузки форм отчетности в электронном виде. Переключение между журналами выполняется выбором соответствующей закладки (рис. 3.206).

Отчеты в журнале отчетов можно фильтровать по различным критериям:

По видам регламентированных отчетов;

По организации, от имени которой составлен отчет;

По отчетному периоду и др.

Установка отбора по виду отчетов выполняется при помощи флажков, расположенных слева от наименований групп и видов форм отчетности в списке отчетов. Флажки можно устанавливать и снимать в произвольном порядке.

Альтернативный доступ к регламентированным отчетам предоставляется справочником «Регламентированные отчеты». Форму списка этого справочника можно открыть нажатием на кнопку «Справочник отчетов» на командной панели обработки «Регламентированная и финансовая отчетность». В указанном справочнике каждый регламентированный отчет представлен отдельным элементом справочника. Элементы справочника объединены в группы по видам отчетности.

Составим бухгалтерский баланс (форма № 1) для нашей организации.

Для ввода нового регламентированного отчета необходимо найти в справочнике «Регламентированные отчеты» строку с наименованием нужного отчета и дважды щелкнуть по ней мышью или нажать на кнопку «Добавить элемент списка» на командной панели справочника.

На экран будет выведено стартовое окно, в котором необходимо указать организацию, для которой будет составляться отчет, выбрать периодичность представления отчета – ежемесячно или ежеквартально, и период составления отчета (рис. 3.207).

Если регламентированный отчет может быть составлен по разным формам, в стартовой форме становится доступной кнопка «Выбрать форму».

После нажатия на кнопку «ОК» стартового окна будет открыта форма регламентированного отчета, содержащая бланк отчета и области диалога для управления заполнением и печатью отчета. Первоначально в бланке отчета заполнены только сведения об организации и ответственных лицах организации.

Для тех форм отчетности, для которых существует возможность автоматического заполнения по данным информационной базы, в командной панели формы отчета присутствует кнопка «Заполнить» (для отчетов, заполняемых без вызова стартовой формы, − кнопка «Сформировать»).

После ее нажатия будет выполнен расчет по данным, имеющимся в информационной базе, и произведено заполнение бланка отчета (рис. 3.208).

Нажатие на кнопку «Очистить» приводит к очистке отчета.

Заполненный отчет представляет собой таблицу, частично доступную для редактирования. Доступность ячеек для редактирования обозначается цветом фона.

Часть ячеек таблицы окрашена в белый цвет – такие ячейки редактировать нельзя.

Ячейки, окрашенные в желтый цвет, предназначены для заполнения вручную: в такие ячейки можно вводить дополнительную информацию.

Ячейки зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки.

Те ячейки отчета, которые заполняются автоматически по данным информационной базы, окрашены в светло-зеленый цвет. При помощи управляющих элементов диалога, расположенных в нижней части отчета, можно управлять заполнением таких ячеек. Для этого необходимо выбрать один из следующих вариантов:

Не заполнять автоматически – при заполнении отчета данная ячейка заполняться не будет и значение в такую ячейку следует ввести вручную;

Заполнять автоматически с корректировкой – в этом случае ячейка заполняется совместно программой и пользователем: программа рассчитывает свое значение по данным информационной базы, пользователь либо добавляет свое значение корректировки – в этом случае в самой ячейке отображается сумма этих двух значений, либо правит значение в ячейке – в этом случае значение корректировки рассчитывается автоматически;

Заполнять только автоматически и вручную не корректировать – исходное состояние светло-зеленой ячейки: значение, введенное в такую ячейку вручную, при автоматическом заполнении отчета будет очищено.

Для форм отчетности, которые могут заполняться автоматически по данным информационной базы, существует возможность показать алгоритм формирования ячеек отчета. Такой режим называется «расшифровкой значения показателя отчета». Режим доступен не для всех форм отчетности: формальным признаком возможности расшифровки для конкретного регламентированного отчета является присутствие кнопки «Расшифровка» на командной панели формы отчета.

Для заполнения отдельных ячеек или групп ячеек отчета (например, код бюджетной классификации) программа предоставляет пользователю удобный механизм выбора значения из списка. Двойным щелчком мыши по такой ячейке можно вызвать список предопределенных значений.

Если отчет состоит из многих разделов, то его форма содержит соответствующие закладки, а на командной панели присутствует кнопка «Настройка». Нажатием на эту кнопку вызывается диалог настройки, в котором можно указать, какие разделы отчета следует показывать на экране и выводить на печать.

Если количество строк в какой-либо части отчета не оговорено заранее, то при составлении отчета могут потребоваться дополнительные строки в бланке. Для таких случаев предоставлена возможность включения в отчет неограниченного количества дополнительных групп строк: при выборе раздела отчета, где есть такая возможность, в нижней области диалога появляются кнопки «Добавить» и «Удалить» − соответственно для добавления строк и их удаления.

Регламентированные отчеты не обеспечивают автоматического формирования проводок. Поэтому в тех случаях, когда сформированные отчеты должны быть отражены в налоговом и бухгалтерском учете (например, при формировании налоговых деклараций по ряду налогов), соответствующие проводки следует вводить вручную.

Для печати регламентированных отчетов используется кнопка «Печать».

При подготовке печатной формы система автоматически разбивает отчет на страницы и нумерует их, а также убирает цветовые выделения ячеек. Печатная форма отчета доступна для просмотра по отдельным листам. Для управления просмотром используется область диалога, располагающаяся слева от области бланка. Кроме того, в области диалога можно отметить листы отчета, которые предполагается выводить на печать (предварительно программой будут отмечены все листы).

Составим в программе отчет о прибылях и убытках (форма № 2) (рис. 3.209).

Также заполним в программе налоговую декларацию по налогу на прибыль организаций (рис. 3.210).

Регистры налогового учета (по налогу на прибыль) можно сформировать, открыв пункт меню «Отчеты» − «Регистры налогового учета (по налогу на прибыль)». Регистры представляют собой отчетные формы, формируемые по данным проводок налогового учета. В программе «1С: Бухгалтерия 8.1» они разделены на четыре группы:

Регистры учета хозяйственных операций;

Регистры промежуточных расчетов;

Регистры учета состояния единицы налогового учета;

Регистры формирования отчетных данных.

14 октября 2005 года фирма "1С" выпустила новую редакцию 1.5 конфигурации "Бухгалтерия предприятия 8.0"*. Это конфигурация входит в состав программы "1С:Бухгалтерия 8.0", которая становится индустриальным стандартом учетных решений в РФ и странах ближнего зарубежья. В этой статье методисты фирмы "1С" расскажут о некоторых полезных функциях, реализованных в подсистеме подготовки регламентированной отчетности.

Регламентированной отчетностью в "1С:Предприятии 8.0" называют отчетность, форма, порядок заполнения, сроки и порядок представления которых установлены нормативными документами, издаваемыми различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся:

• формы бухгалтерской отчетности;
• налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов;
• отчетность во внебюджетные социальные фонды;
• формы статистики;
• декларации о производстве и обороте алкогольной продукции;
• различные справки.

Настраиваемый список форм

Работа со списком отчетов выполняется в специальном справочнике "Регламентированная отчетность". Все формы отчетности в списке разбиты на группы - бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность и другие (см. рис. 1).

Рис. 1

В состав программы входит большинство форм регламентированной отчетности, которые могут представляться организациями или индивидуальными предпринимателями. Но конкретные организации, конечно же, представляют не весь спектр входящих в программу форм отчетности.

В этом случае существует возможность реорганизовать список для удобной работы с ним: "спрятать" неиспользуемые формы отчетности, расставить формы в списке в нужном порядке, или завести собственную группировку форм отчетности, например, создав группы по срокам представления отчетов.

Журнал отчетов

Подготовленные регламентированные отчеты сохраняются в информационной базе. Такой способ хранения позволяет легко вернуться к ранее подготовленным отчетам для просмотра или для подготовки исправительных отчетов за прошлые отчетные периоды.

Для работы с подготовленными отчетами используется специальный журнал. Для удобства манипулирования многочисленными формами отчетности, в верхней части журнала расположены управляющие элементы для быстрой установки отбора: по организации, отчетному периоду, конкретной форме отчетности, или ИФНС, в которую отчетность представляется. Отборы можно устанавливать как независимо один от другого, так и в различных сочетаниях (см. рис. 2).

Рис. 2

Например, установив отбор по периоду, можно вывести список всех отчетов, представляемых за этот отчетный период, это удобно при составлении текущей отчетности. Если в программе ведется учет от нескольких организации, удобно к отбору по периоду добавить отбор по коду инспекции ФНС: в этом случае "под рукой" у бухгалтера окажутся все отчеты, которые должны представляться в указанную налоговую инспекцию.

В журнале с регламентированными отчетами можно выполнять те же действия, что и в любом другом журнале: открывать уже существующие отчеты для просмотра и редактирования, создавать новые отчеты, помечать ненужные отчеты на удаление.

Автоматический выбор формы отчета

Как известно, формы отчетности периодически изменяются: по мере внесения изменений в законодательство могут быть изменены существующие или введены новые налоговые декларации и другие виды отчетных форм.

Как показывает практика применения программ фирмы "1С", в некоторых случаях у пользователей возникают проблемы определения, в соответствии с каким нормативным актом должна представляться та или иная форма отчетности. Такой вопрос почти всегда встает при представлении исправительных форм отчетности за прошлые периоды или при восстановлении бухгалтерского учета за длительный период. Зачастую и сами бухгалтеры, особенно начинающие, допускают ошибки при представлении отчетности, среди которых одна из самых распространенных - представление расчета по авансовым платежам за налоговый, а не за отчетный период.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" реализован удобный сервис, не позволяющий допускать подобные ошибки: автоматическое определение редакции формы отчетности в зависимости от выбранного отчетного периода.

При подготовке регламентированных отчетов, в зависимости от выбранного пользователем отчетного периода, "1С:Бухгалтерии 8.0" автоматически подберет соответствующую редакцию формы: актуальную - для представления текущей отчетности, или устаревшую - для представления исправительной отчетности за прошлые отчетные периоды.

В тех случаях, когда срок ввода формы в действие однозначно не установлен, пользователь может сам указать требуемую форму - для этого в диалоге становится доступной кнопка "Выбрать форму".

Настройка состава отчета

Многие регламентированные отчеты (например, это почти все налоговые декларации) состоят из нескольких разделов. При создании новой формы отчетности пользователю доступны для работы все разделы декларации.

Однако, чаще всего обязательными для представления всеми налогоплательщиками являются только некоторые из них, остальные могут включаться в состав декларации только при определенных условиях, например, при осуществлении организацией определенных операций.

Для удобства работы с декларациями "ненужные" разделы можно "спрятать", используя специальную форму настройки (см. рис. 3).

Рис. 3

Настройку для показа и вывода на печать конкретного раздела можно указывать независимо: например, раздел можно заполнить и "спрятать", но при этом не снимать флажок "Печать", тогда при распечатке декларации он будет обязательно напечатан.

Сервис при подготовке отчетности

При заполнении форм отчетности "1С:Бухгалтерия 8.0" предлагает ряд сервисных механизмов.

Выбор из списка допустимых значений

Некоторые показатели форм отчетности могут быть заполнены только определенными значениями. Как правило, перечень таких значений приводится в инструкции по заполнению формы отчетности или в других нормативных актах, на которые может ссылаться инструкция.

Например, в декларации по налогу на добычу полезных ископаемых в редакции приказа МНС России от 29.12.2003 № БГ-3-21/727 наименование и код добытого полезного ископаемого указываются согласно приложения № 1 к инструкции по заполнению декларации, а код и наименование единицы изменения - по Общероссийскому классификатору единиц измерения.

Кроме этого, обязательные значения для некоторых показателей налоговых деклараций могут устанавливаться не только инструкциями по заполнению, но и по форматам выгрузки данных налоговой и бухгалтерской отчетности в электроном виде, утвержденных ФНС (МНС) России. И хотя представление отчетности в электронном виде сегодня широко распространено, как показывается практика, налогоплательщики обычно не вникают в тонкости форматов выгрузки, полагаясь на программное обеспечение.

В формах регламентированной отчетности "1С:Бухгалтерии 8.0" ввод показателей, для которых предусмотрены конкретные требования по указания значений, выполняется путем выбора требуемого значения из выдаваемого на экран списка. Список открывается автоматически при начале редактирования значения показателя, а пользователю достаточно найти в списке нужную строку и нажать клавишу Enter (см. рис. 4).

Рис. 4

Тем не менее, существует возможность отключения выбора значение из списка и ввод их вручную. Такая возможность может понадобиться при подготовке отчетов по региональным и местным налогам, таким как налог на имущество организаций, транспортный налог, земельный налог и некоторые другие. Нормативными актами могут устанавливаться иные перечни обязательных значений показателей, чем предусмотрено инструкциями по заполнению. В этом случае возможность ввода значений вручную позволит учесть требования местных нормативных актов.

Ввод составных показателей в специальных формах

В некоторых случаях для значения показателя устанавливается не список допустимых значений, а определенный формат указания такого значения. Например, подобные требования приведены в Порядке заполнения декларации по водному налогу в отношении сведений о лицензии на водопользование: серия, номер и вид лицензии необходимо разделять знаком ";". В дополнение к этому, в формате выгрузки данных этой декларации установлено определенное количество символов для каждой из составных частей сведений о лицензии.

Для удобства ввода таких "составных" показателей в "1С:Бухгалтерии 8.0" в нужный момент на экране открываются небольшие диалоги: в отдельных реквизитах такого диалога можно указывать элементы такого составного значения, а программа объединит их в соответствии с требованиями нормативных документов (рис. 5).

Рис. 5

Автоматически расчет итоговых значений

Суть этого режима проста: для показателей, значения которых вычисляются по формулам на основании значений других показателей, этот расчет выполняется автоматически.

Ячейки, которые вычисляются подобным образом, обозначены зеленым цветом.

Данный режим является базовой функцией регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" (как и в предыдущих версиях программы) и не требует от пользователя каких либо дополнительных затрат на его подключение и использование.

Автоматический перенос данных между разделами

При подготовке налоговых деклараций важное значение имеет порядок заполнения разделов декларации. Инструкции по заполнению деклараций, утвержденные соответствующими нормативными документами Минфина России, описывают заполнение разделов декларации в порядке возрастания номеров разделов. Однако, зачастую заполнение разделов декларации целесообразно выполнять в порядке последовательности переноса данных между разделами.

Поясним на простом примере, что имеется в виду.

В инструкции по заполнению декларации по НДС заполнение разделов описано в порядке возрастания их номеров: титульный лист, разделы 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, 3, 4, 5. Однако, после анализа формы декларации и инструкции становится очевидно, что заполняться разделы наиболее эффективно в другом порядке: титульный лист, 3, 2.1, 2.2, 4, 5, 1.1, 1.2. Только при таком порядке заполнения данные из разделов, заполненных раньше, будут автоматически заполнять разделы, стоящие "в очереди" после них.

Специалистами фирмы "1С" были проанализированы инструкции по подготовке всех налоговых деклараций, и для каждой декларации определена последовательность подготовки разделов, оптимальная с точки зрения переноса данных из одного раздела в другой. Порядок подготовки разделов декларации описан в пользовательском описании к декларации.

Поэтому мы рекомендуем пользователям, прежде чем приступать к подготовке декларации, внимательно ознакомиться с описанием. Помимо порядка подготовки разделов декларации, в описании содержатся описание особенностей заполнения некоторых разделов, не столь очевидно следующие из инструкции по заполнению, а также общие указания по работе с регламентированными отчетами: порядок ввода данных в отчет, сохранения и восстановления, печати, выгрузки данных отчетности в электронном виде.

Автоматическое заполнение титульных листов и шапок форм отчетности

Подготовка любых форм отчетности начинается с заполнения титульного листа (или шапки) информацией об отчитывающейся организации или индивидуальном предпринимателе. Заполнение этой информации вручную для многочисленных отчетных форм может занять значительное время. Поэтому в "1С:Бухгалтерии 8.0" вся информация о налогоплательщике вводиться в справочник "Организации", откуда уже она извлекается при подготовке регламентированных отчетов и используется для заполнения титульных листов.

Правильность составления отчетности заверяется подписями ответственных лиц организации - директора и главного бухгалтера, или индивидуального предпринимателя. Для большинства налоговых деклараций в расшифровке подписей ответственных лиц указывается также и ИНН. В том случае, если ИНН по каким либо причинам отсутствует, необходимо для каждого ответственного лица заполнить вторую страницу титульного листа и указать различные сведения о физическом лице: реквизиты документа, удостоверяющего личность; адрес места жительства и др.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" такие страницы создаются автоматически, если при вводе новой налоговой декларации обнаружится, что у ответственных лиц организации не указан ИНН. Если сведения об ответственном лице указаны в справочнике "Физические лица", они будет автоматически подставлены в листы со сведениями о физических лицах.

Технологический анализ бухгалтерского учета

Для правильного составления бухгалтерской отчетности должен быть выполнен ряд условий: выполнен пересчет валютных остатков, закрыты определенные счета плана счетов и др. Однако, при ведении учета в компьютерной программе могут возникать специфические ошибки, которые сложно найти при текущей учетной работе, но которые могут привести к неправильному составлению отчетности, например: отрицательное дебетовое сальдо на активных счетах и отрицательное кредитовое сальдо на пассивных счетах, в рублях и валюте; отрицательный количественный остаток, наличие остатков в рублях при отсутствии остатков в количестве, и наоборот; и так далее. Поиск таких ошибок может отнять много времени.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" существует режим анализа бухгалтерского учета, основная задача которого - поиск подобных ошибок и предупреждение о них бухгалтера. При анализе проверяется отсутствие как технических, так и методологических ошибок, например, наличие проводок с недопустимой корреспонденцией счетов.

Помимо начальной настройки, существует возможность описания собственных условий контроля.

Управление автоматическим заполнением форм отчетности

Формы регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" имеют возможность автоматического заполнения по данным информационной базы: если пользователь программы аккуратно вел учет в течение отчетного периода, составление отчетности не займет много времени.

Для тех показателей отчетов, которые заполняются автоматически, существует возможность управления порядком заполнения.

Пользователь может откорректировать автоматически заполненную цифру, тогда сумма корректировки будет сохранена, и при последующих заполнениях корректировка будет применяться автоматически.

Также можно совсем отключить автоматическое заполнение показателя и ввести его значение вручную. В обоих случаях можно прокомментировать внесенные изменения, чтобы вспомнить в последующем, зачем они были сделаны (см. рис. 6).

Рис. 6

Расшифровка заполнения показателей отчетности

В формах бухгалтерской отчетности (баланс и приложения к нему), наряду с автоматически заполнением, реализован удобный механизм расшифровки алгоритма заполнения показателей: для выбранного показателя можно вывести таблицу, в которой будет показано, из остатков и оборотов по каким счетам состоит значение этого показателя (см. рис. 7).

Рис. 7

Для более глубокого анализа, для каждой составляющей можно вызвать один из стандартных бухгалтерских отчетов - оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета, чтобы посмотреть историю хозяйственных операций по выбранному счету. Механизм расшифровки удобен для поиска ошибок в учете, препятствующих составлению отчетности.

Печать регламентированных отчетов

Программа "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит функционально насыщенные, но в то же время простые в использовании средства формирования печатных форм регламентированных отчетов.

Наиболее наглядно это можно показать на примере формирования печатных форм налоговых деклараций.

После того, как все необходимые разделы декларации подготовлены, печать выполняется нажатием соответствующей кнопки в нижней командной панели отчета.

Можно выбрать один из режимов печати:

• печатать сразу все листы. В этом случае все листы декларации распечатаются на принтере без предварительного показа;
• показать бланки всех листов. Листы декларации будут выведены в форму предварительного просмотра.

И при показе, и при печати сразу всех листов деклараций выполняется автоматическая разбивка на отдельные листы многострочных разделов деклараций, подсчитывается общее количество листов декларации, которое указывается на титульном листе, и на каждом листе автоматически проставляется номер листа.

В форме предварительного просмотра печатных листов можно отметить те листы, которые необходимо печатать (этим удобно пользователь при повторной распечатке отдельных листов отчетов) или расставить печатные листы в требуемом порядке, например, в обратном.

После просмотра полученного результата нажатием на кнопку "Печать" декларация выводится на принтер.

Выгрузка данных в электронном виде

В настоящее время широкое распространение получила практика представления отчетности в налоговые органы в электронном виде. Программа "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит режим выгрузки данных бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС (МНС) России. Перед тем, как использовать эту возможность, необходимо уточнить в вашей налоговой инспекции - принимают ли отчетность в электронном виде, и узнать порядок представления такой отчетности. Выгрузка может выполняться как для отдельного отчета, так и для группы отчетов, например, можно выгрузить сразу всю квартальную отчетность (см. рис. 8).

Рис. 8

В процессе выполнения выгрузки будет проверяться правильность заполнения показателей, в соответствии с требованиями формата выгрузки.

Если в процессе формирования данных декларации в электронном виде будут обнаружены ошибки, в окно сообщений будет выдано сообщение, а в нижней части окна программы "1С:Бухгалтерия 8.0" будет выдано окно навигации по ошибкам выгрузки. Щелкая мышью по сообщениям об ошибках в этом окне, можно сразу перейти к ошибочному показателю отчета для исправления. После исправления ошибок отчетность можно выгрузить еще раз. Когда выгрузка пройдет без ошибок, результаты выгрузки можно сохранить на магнитный носитель.

Заключение

В этой статье мы постарались кратко описать основные возможности, которые предоставляет бухгалтерам программа "1С:Бухгалтерия 8.0" в части подготовки регламентированной отчетности.

Подытоживая сказанное, сформулируем основные преимущества составления регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" по сравнению с "1С:Бухгалтерией 7.7":

• возможность подготовки нескольких вариантов любого отчета;
• автоматический выбор формы, соответствующей отчетному периоду - нельзя подготовить недействующую (уже или еще) форму;
• поддерживаются не только текущие формы отчетности, но и все формы, действующие в предыдущих отчетных периодах;
• лучше и нагляднее работа с многостраничными разделами: гибкое управление заполнением каждой ячейки, комментарии, автоматическая разбивка на страницы А4;
• форма упрнаглядное интерактивное представление результатов контроля заполнения форм при формировании файлов выгрузки;авления печатью - такого нет ни у кого;
• более мощный механизм расшифровки показателей;
• доработана форма журнала отчетов: расширен состав "быстрых" критериев отбора.

Надеемся, что с помощью "1С:Бухгалтерии 8.0" каждый бухгалтер откроет для себя что-то новое в этой на первый взгляд рутинной работе.